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DMS: Elektronisches Dokumenten-Management-System

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt den gesamten Umlauf von internen und externen Dokumenten in einer Organisation. Ein großer Vorteil des DMS ist die Möglichkeit der engen Zusammenarbeit mit beliebigen externen Anwendungen, wie ERP-Systemen. Mit Hilfe des DMS ist es ebenso möglich, Verträge zu erstellen, zu bewerten sowie zu beschließen. Außerdem verwaltet das elektronische DMS technische Dokumente und Zeichnungen sowie Änderungen von Rechtserfordernissen und Gesetzen.

 

Die wesentlichen Funktionen des elektronischen Dokumenten-Management-Systems sind:

- Verwaltung externer Dokumente (aus- und eingehende Schriftstücke),
- Verwaltung des Rechnungsumlaufs mit der Möglichkeit, Rechnungen in den externen ERP-Systemen automatisch zu kontieren,
- normkonforme (u. a. gemäß: ISO, IFS, BRC, DIN, BS, NFD usw.) Überwachung über interne Dokumente (z. B. Systemdokumentation durch das Integrierte Managementsystem IMS) mit Bestandteilen der Akkreditierung, Verfolgung von Änderungen und Kontrolle über Ausdrucke,
- Erstellung, Bewertung und Beschluss von Verträgen,
- Verwaltung von technischen Dokumenten und Zeichnungen,
- Verwaltung von Änderungen bei Rechtserfordernissen und Gesetzen.

 

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