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NND 9000
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nnd-9000

Das NND 9000-System hat zum Ziel, die Arbeitskosten des Arbeitnehmers  zu verringern  sowie  den Dokumentenakkreditierungsprozess von Unternehmen  zu optimieren.  Eine der Funktionen des NND 9000-Systems ermöglicht, einzelnen Personen oder Personengruppen eine bestimmte Menge von Ausdrucken eines konkreten Dokuments zuzuteilen. Dies bewirkt die vollständige Kontrolle von Ausdrucken und gelagerter Papierdokumentation. Der ganze Prozess wird automatisch überwacht. Volle Kontrolle über Dokumentenversionen bedeutet, dass ab dem Geltungszeitpunkt einer neuen Version die ungültige automatisch archiviert wird. Zusätzlich werden sämtliche Bearbeitungen eines Dokuments in einem Vorfallsbuch  verzeichnet. Die automatisch generierte Änderungskarte  (die den Vergleich beliebiger Unterlagenversionen miteinander ermöglicht) bewirkt die vollständige Kontrolle über Änderungen des Dokuments. Somit erhalten Sie schnelle Informationen darüber, wer etwas gelöscht oder in einem bestimmten Dokument gespeichert hat.

 

FUNKTIONALITÄT:

  • Dokumentenerfassung durch die dazu befugten Personen,
  • Zugangsberechtigungen zu Dokumenten in unterschiedlichen Dimensionen (Modifizieren, Bestätigen, Begutachtung, Sichten) können definiert werden,
  • Mitteilungen über Aufgaben, die hinsichtlich eines Dokuments noch zu erledigen sind,  werden automatisch generiert und den Benutzern mithilfe eines schwarzen Bretts im System kommuniziert oder per Email gesendet, z.B. Mahnungen über die Notwendigkeit einer Dokumentenüberprüfung, über Begutachtung oder Genehmigung,
  • automatische Dokumentenverteilung aufgrund zugeschriebener Berechtigungen - zur richtigen Zeit an die richtigen Personen,
  • Prüfung der gegebenen Dokumentenversion – gibt es neue Versionen, so werden die alten, welche nicht mehr aktuell sind, automatisch archiviert,
  • automatisch generierte Änderungskartei,
  • Vorfallsbuch für jedes Dokument – vollständige Information über die Bearbeitung der gültigen Dokumentation etc.,
  • benutzerfreundlicher Berichtdesigner, mit dem beliebige umfassende Register und Berichte bzgl. gespeicherter Unterlagen selbständig erstellt werden,
  • Volltext- und vielschichtige Suchfunktion bei Dokumenten,
  • Kontrolle der Dokumentenausdrucke – Ausdruck lediglich durch dazu befugte Personen und nur in bestimmter Menge, Identifizierung der Ausdrucks mit Dokumenten im System,
  • die Notwendigkeit, ein neues Dokument zu gestalten oder im bereits bestehenden Dokument Änderungen vorzunehmen, kann angemeldet werden.

 


VORTEILE:

  • geringere Arbeitskosten des Arbeitnehmers hinsichtlich der Dokumentationsaufrechterhaltung,
  • Optimierung des Dokumentenerstellungs- und Dokumentenakkreditierungsprozesses,
  • sämtliche Dokumente sind zur richtigen Zeit am richtigen Ort und nur für Befugte zugänglich,
  • alle befugten Mitarbeiter arbeiten mit der gültigen Dokumentation – z.B. sie nutzen gültige Prozeduren, versenden aktuelle Angebote mit aktuellen Preislisten, Mahnungen über regelmäßige Dokumentenüberwachungen erinnern an die Notwendigkeit, sämtliche Ausschreibungsunterlagen, Genehmigungen, Garantien, Lizenzen etc. zu aktualisieren,
  • Alle Arbeitnehmer werden über jegliche Änderung der Dokumente automatisch benachrichtigt,
  • alle Dokumente zentral an einer Stelle, keine lokalen Dokumentenkopien – Unterlagen werden zum Eigentum des Unternehmens und nicht des Mitarbeiters,
  • Ordnung und schneller Zugang zur Dokumentation, sekundenschnelle Suche nach einem Dokument,
  • geringere Papierdokumentationskosten (Papierkosten, Nutzungskosten von Bürogeräten, Büroraumkosten und Kosten für Arbeitnehmer),
  • definierte Dokumentationsmuster stellen eine Hilfe bei der Vorbereitung neuer Unterlagen besonders für neue Mitarbeiter dar,
  • Überprüfung der Dokumentenversionen sowohl in elektronischer Form als auch in Form von Papierausdrucken.
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