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Posiadamy certyfikat ISO 9001
DMS: Elektronischer Dokumentenumlauf

nnd-doc

FUNKTIONALITÄT:

  • eingehende Dokumente werden nach ihrer Art definiert (Umlaufschablonen, Standardbefugnisse, Layout der Registrierseite),
  • automatische Erfassung der Dokumente und ihre Einführung ins Programm mithilfe eines Scanners,
  • graphisch und benutzerfreundlich,
  • Dokumentenumlaufroute (Workflow) kann per Drag and Drop definiert werden,
  • Möglichkeit, die sog. Befugnis-Schablonen zu definieren, die bei der Bestimmung der Standard-Dokumentenumläufe helfen,
  • sekundenschnelle Suche nach einem Dokument z.B. über den Ordnerbaum, mit dem Werkzeug Suche/Wähle und sog. Schnellsuche etc.,
  • Dokumentenarchivierung: schneller und einfacher Zugang zu Archivdokumenten,
  • Möglichkeit, Dokumente nach Themen, Projekten, Gruppen zu sortieren,
  • automatische Registererstellung: Register der eingehenden und ausgehenden Schriftstücke, Sachregister, Aktenregister etc.,
  • Zeitkontrolle und -überwachung bei Genehmigungen, Überprüfungen und Begutachtungen,
  • Kompatibilität mit anderen externen Programmen z.B. Finanz- und Buchhaltungssystemen im Falle von Rechnungen, oder ERP- Außensystemen im Falle von Bestellungen oder Aufträgen.


VORTEILE:

  • sämtliche Dokumente befinden sich zur richtigen Zeit am richtigen Ort und sind ausschließlich für die dazu befugten Personen zugänglich,
  • alle Mitarbeiter werden über jedes neue Dokument, das sie betrifft, automatisch informiert,
  • jeder Mitarbeiter weiß Bescheid, wie viel Zeit ihm für die Erledigung einer jeweiligen Sache zur Verfügung steht, und falls es zu Verspätungen kommt, wird er darüber informiert,
  • die vollständige Dokumentengeschichte mit Informationen darüber, wer,  wie lange, welche Unterlage behalten hatte,
  • alle Unterlagen an einer Stelle, keine lokalen Dokumentenkopien – Dokumente werden zum Eigentum des Unternehmens und nicht des Mitarbeiters,
  • Ordnung  und schneller Zugang zur Dokumentation, Suche nach einem bestimmten Dokument weniger zeitaufwändig – nur ein paar Sekunden,
  • Geringere Lagerungskosten der Papierdokumentation (Papierkosten, Nutzungskosten von Bürogeräten, Büroraumkosten und Kosten für Arbeitnehmer).

 


nnd-9000

 

FUNKTIONALITÄT:

  • Dokumentenerfassung durch die dazu befugten Personen,
  • Zugangsberechtigungen zu Dokumenten in unterschiedlichen Dimensionen (Modifizieren, Bestätigen, Begutachtung, Sichten) können definiert werden,
  • Mitteilungen über Aufgaben, die hinsichtlich eines Dokuments noch zu erledigen sind,  werden automatisch generiert und den Benutzern mithilfe eines schwarzen Bretts im System kommuniziert oder per Email gesendet, z.B. Mahnungen über die Notwendigkeit einer Dokumentenüberprüfung, über Begutachtung oder Genehmigung,
  • automatische Dokumentenverteilung aufgrund zugeschriebener Berechtigungen - zur richtigen Zeit an die richtigen Personen,
  • Prüfung der gegebenen Dokumentenversion – gibt es neue Versionen, so werden die alten, welche nicht mehr aktuell sind, automatisch archiviert,
  • automatisch generierte Änderungskartei,
  • Vorfallsbuch für jedes Dokument – vollständige Information über die Bearbeitung der gültigen Dokumentation etc.,
  • benutzerfreundlicher Berichtdesigner, mit dem beliebige umfassende Register und Berichte bzgl. gespeicherter Unterlagen selbständig erstellt werden,
  • Volltext- und vielschichtige Suchfunktion bei Dokumenten,
  • Kontrolle der Dokumentenausdrucke – Ausdruck lediglich durch dazu befugte Personen und nur in bestimmter Menge, Identifizierung der Ausdrucks mit Dokumenten im System,
  • die Notwendigkeit, ein neues Dokument zu gestalten oder im bereits bestehenden Dokument Änderungen vorzunehmen, kann angemeldet werden.

 


VORTEILE:

  • geringere Arbeitskosten des Arbeitnehmers hinsichtlich der Dokumentationsaufrechterhaltung,
  • Optimierung des Dokumentenerstellungs- und Dokumentenakkreditierungsprozesses,
  • sämtliche Dokumente sind zur richtigen Zeit am richtigen Ort und nur für Befugte zugänglich,
  • alle befugten Mitarbeiter arbeiten mit der gültigen Dokumentation – z.B. sie nutzen gültige Prozeduren, versenden aktuelle Angebote mit aktuellen Preislisten, Mahnungen über regelmäßige Dokumentenüberwachungen erinnern an die Notwendigkeit, sämtliche Ausschreibungsunterlagen, Genehmigungen, Garantien, Lizenzen etc. zu aktualisieren,
  • Alle Arbeitnehmer werden über jegliche Änderung der Dokumente automatisch benachrichtigt,
  • alle Dokumente zentral an einer Stelle, keine lokalen Dokumentenkopien – Unterlagen werden zum Eigentum des Unternehmens und nicht des Mitarbeiters,
  • Ordnung und schneller Zugang zur Dokumentation, sekundenschnelle Suche nach einem Dokument,
  • geringere Papierdokumentationskosten (Papierkosten, Nutzungskosten von Bürogeräten, Büroraumkosten und Kosten für Arbeitnehmer),
  • definierte Dokumentationsmuster stellen eine Hilfe bei der Vorbereitung neuer Unterlagen besonders für neue Mitarbeiter dar,
  • Überprüfung der Dokumentenversionen sowohl in elektronischer Form als auch in Form von Papierausdrucken.


nnd-dynamic

 

FUNKTIONALITÄT:

  • benutzerfreundlicher Designer von elektronischen Formularen,
  • Verteilung der Felder per Drag and Drop,
  • Formatierung des Formularstils,
  • Definieren der Formularregisterkarten,
  • Verteilung von Steuerungstasten,
  • Zuordnung der Datenbankfelder,
  • Definieren der Tastenhandlungen,
  • einfaches Definieren der Umlaufroute, der Befugten sowie der Mitteilungsinhalte und - wege,
  • Definieren der Beziehungen zwischen einzelnen Formularen,
  • Verbindung der Formulare mit Datenquellen aus anderen Außensystemen (Zusammenarbeit mit ERP, HR, FK etc.),
  • Berichte in Form von Tabellen, Terminkalendern, Diagrammen können definiert und publiziert werden.


HAUPTVORTEILE:

  • selbständige Informatisierung des Unternehmens (eines beliebigen Bereiches) -Kosteneinsparung,
  • Flexibilität der implementierten Lösung – selbständige Modifizierung der IT-Lösungen – Unabhängigkeit von externen Unternehmen,
  • Möglichkeit, Bereiche zu informatisieren, für die es keine IT-Fachwerkzeuge gibt,
  • fortgeschrittene Anpassung der Lösungen an die realen Bedürfnisse des Unternehmens,
  • einfache Suche nach Daten und Analyse des gegebenen Organisationsbereiches (-prozesses),
  • realer Einfluss auf die Überwachung und Steuerung der Prozesse in einer Organisation.





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