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NND DOC
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nnd-doc

Das NND DOC wurde für Organisationen entwickelt, die ihre Dokumente reibungslos und effizient verwalten möchten. Dieses System ermöglicht die vollständige Kontrolle sowohl über die interne, als auch die externe Dokumentation. Das NND DOC eröffnet Ihnen die Möglichkeit, Dokumente im System schnell und automatisch zu registrieren. Die Funktion virtueller Ordner erlaubt es, Dokumente nach Art und Inhalten zu gruppieren und sie den entsprechenden Themenbereichen zuzuordnen. Mithilfe eines Scanners können die Dokumente schnell in den Umlauf eingeführt werden. Für jedes registrierte Dokument wird eine individuelle Informationskartei (Akte) erstellt. Dank der Möglichkeit, individuelle Bausteine der Informationskartei zu bestimmen, kann das System an die Spezifik der erstellten Dokumente und der Organisation angepasst werden. Das NND DOC-System wurde mit Werkzeug ausgestattet, mithilfe dessen ein beliebiger Umlaufweg für Dokumente definiert werden kann. Per Drag and Drop wird der Informationsumlauf für eine konkrete Art von Dokumenten auf eine einfache und klare Weise definiert.

 

FUNKTIONALITÄT:
  • eingehende Dokumente werden nach ihrer Art definiert (Umlaufschablonen, Standardbefugnisse, Layout der Registrierseite),
  • automatische Erfassung der Dokumente und ihre Einführung ins Programm mithilfe eines Scanners,
  • graphisch und benutzerfreundlich,
  • Dokumentenumlaufroute (Workflow) kann per Drag and Drop definiert werden,
  • Möglichkeit, die sog. Befugnis-Schablonen zu definieren, die bei der Bestimmung der Standard-Dokumentenumläufe helfen,
  • sekundenschnelle Suche nach einem Dokument z.B. über den Ordnerbaum, mit dem Werkzeug Suche/Wähle und sog. Schnellsuche etc.,
  • Dokumentenarchivierung: schneller und einfacher Zugang zu Archivdokumenten,
  • Möglichkeit, Dokumente nach Themen, Projekten, Gruppen zu sortieren,
  • automatische Registererstellung: Register der eingehenden und ausgehenden Schriftstücke, Sachregister, Aktenregister etc.,
  • Zeitkontrolle und -überwachung bei Genehmigungen, Überprüfungen und Begutachtungen,
  • Kompatibilität mit anderen externen Programmen z.B. Finanz- und Buchhaltungssystemen im Falle von Rechnungen, oder ERP- Außensystemen im Falle von Bestellungen oder Aufträgen.


VORTEILE:

  • sämtliche Dokumente befinden sich zur richtigen Zeit am richtigen Ort und sind ausschließlich für die dazu befugten Personen zugänglich,
  • alle Mitarbeiter werden über jedes neue Dokument, das sie betrifft, automatisch informiert,
  • jeder Mitarbeiter weiß Bescheid, wie viel Zeit ihm für die Erledigung einer jeweiligen Sache zur Verfügung steht, und falls es zu Verspätungen kommt, wird er darüber informiert,
  • die vollständige Dokumentengeschichte mit Informationen darüber, wer,  wie lange, welche Unterlage behalten hatte,
  • alle Unterlagen an einer Stelle, keine lokalen Dokumentenkopien – Dokumente werden zum Eigentum des Unternehmens und nicht des Mitarbeiters,
  • Ordnung  und schneller Zugang zur Dokumentation, Suche nach einem bestimmten Dokument weniger zeitaufwändig – nur ein paar Sekunden,
  • Geringere Lagerungskosten der Papierdokumentation (Papierkosten, Nutzungskosten von Bürogeräten, Büroraumkosten und Kosten für Arbeitnehmer).
 

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