DMS - Firma bez papierów

Nasz produkt  stanowi kompleksowe rozwiązanie umożliwiające obieg, nadzór i pełne zarządzanie dokumentacją w organizacji. Produkt ten składa się z trzech modułów odzwierciedlających najczęstszy podział dokumentacji w firmie:

• Moduł NND DMS zarządzający dokumentacją zewnętrzną, przychodzącą do firmy
• Moduł NND 9000 zarządzający dokumentacją wewnętrzną, wytworzoną w firmie
• Moduł NND Dynamic pozwalający tworzyć i zarządzać elektronicznymi formularzami

Każdy z tych modułów może funkcjonować niezależnie. W zależności od potrzeb to Klient sam decyduje które moduły są mu potrzebne.

Moduł NND DMS jest przeznaczony głównie do wspomagania obiegu dokumentów takich jak: faktury, pisma przychodzące i wychodzące, umowy, podania, oferty, zamówienia i wszelka korespondencja zewnętrzna. Do podstawowych funkcjonalności tego modułu należą:

• Definiowanie typów dokumentów przychodzących (wygląd formatki rejestrującej dokument, szablony obiegów, standardowe uprawnienia)
• Automatyczna rejestracja dokumentu do programu bezpośrednio z urządzenia skanującego
• Graficzny i bardzo prosty w obsłudze definiowanie ścieżki obiegu dokumentu (workflow) za pomocą metody drag&drop.
• Możliwość definiowania tzw. szablonów uprawnień pozwalających określać standardowe obiegi dokumentów
• Znajdowanie dowolnego dokumentu w kilka sekund np. poprzez drzewko segregatorów, narzędzie znajdź/wybierz, tzw. szybkie wyszukiwanie itd.
• Archiwizacja dokumentów: łatwy i szybki dostęp do dokumentów archiwalnych
• Możliwość grupowania dokumentów w sprawy, projekty, grupy
• Automatyczne tworzenie się rejestrów: rejestru pism wychodzących i przychodzących, rejestru spraw, rzeczowego wykazu akt itp.
• Kontrola i nadzór nad czasem dokonywania poszczególnych zatwierdzeń, przeglądów, opinii
• Możliwość współpracy z innymi programami zewnętrznymi np. systemem finansowo księgowym w przypadku faktur czy też programem klasy ERP w przypadku zleceń lub zamówień

Moduł NND 9000 jest znakomitym i sprawdzonym narzędziem do zarządzania dokumentacją wewnętrzną: wytworzoną wewnątrz organizacji min. takimi jak: procedury, instrukcje stanowiskowe, zarządzenia, księga jakości,  umowy, akty normatywne, wymagania prawne, okólniki, formularze itp. Do podstawowych funkcjonalności tego modułu należą:

• Cała ścieżka legislacyjna dokumentu odbywa się w formie elektronicznej: tworzenie, opiniowanie, akceptowanie, zatwierdzanie, publikacja, archiwizowanie
• Możliwość definiowania ścieżek obiegu dokumentu
• Przydzielanie różnych poziomów praw dostępu do dokumentu: przeglądanie, używanie, opiniowanie, zatwierdzanie, modyfikacja treści
• Możliwość pracy nad treścią dokumentu
• Kontrola pracy nad dokumentem
• Automatyczna dystrybucja dokumentu na podstawie przydzielonych uprawnień w odpowiednim czasie, do odpowiednich osób
• Kontrola nad wersjami dokumentu – w przypadku obowiązywania nowej wersji, nieaktualna wersja automatycznie przechodzi do archiwum
• Automatyczne powstawanie karty zmian w nowych wersjach dokumentu, informowanie zainteresowanych osób o nowej wersji
• Dziennik zdarzeń każdego dokumentu – pełna informacja kto, kiedy przejrzał, zaopiniował, zatwierdził lub wydrukował dokument
• Kontrola wydruków dokumentów – wykonywanie wydruków wyłącznie przez osoby uprawnione i w określonej ilości, dokument może być zaopatrzony w automatycznie generujący się nagłówek, stopkę lub znak wodny
• Pełno tekstowe i wielowątkowe przeszukiwanie dokumentacji wieloma narzędziami wyszukującymi, w tym np. wg segregatorów dokumentów
• Przyjazny kreator raportów umożliwiający tworzenie dowolnych rejestrów oraz raportów dotyczących dokumentacji systemowej

Moduł NND Dynamic stanowi specjalistyczne narzędzie za pomocą którego Klient w prosty i elastyczny sposób potrafi samodzielnie zaprojektować i użytkować formularze jakie używa w swojej codziennej pracy. Narzędzie to stanowi znakomite wypełnienie oferty zarządzania dokumentami w organizacji i bardzo często stanowi możliwość zinformatyzowania obiegu informacji dowolnego obszaru przedsiębiorstwa. Do podstawowych funkcjonalności tego modułu należą:

• Projektowanie wyglądu i układu formularza metodą drag&drop,
• Definiowanie ścieżek obiegu formularza(worflow)
• Definiowanie uprawnionych na każdym etapie życia formularza
• Bardzo szeroka możliwość tworzenia i publikowania raportów, rejestrów i analiz z danych uzyskanych poprzez określony formularz
• Raporty w formie rejestrów, terminarzy, wykresów Gantta itd.

Więcej informacji na temat tego modułu znajdziesz na stronie: NND Dynamic