logo_tkomp
Obieg dokumentów

DMS - Firma bez papierów

 

Nasz produkt  stanowi kompleksowe rozwiązanie umożliwiające obieg, nadzór i pełne zarządzanie dokumentacją w organizacji. Produkt ten składa się z trzech modułów odzwierciedlających najczęstszy podział dokumentacji w firmie:

  • Moduł NND DMS zarządzający dokumentacją zewnętrzną, przychodzącą do firmy
  • Moduł NND 9000 zarządzający dokumentacją wewnętrzną, wytworzoną w firmie
  • Moduł NND Dynamic pozwalający tworzyć i zarządzać elektronicznymi formularzami

Każdy z tych modułów może funkcjonować niezależnie. W zależności od potrzeb to Klient sam decyduje które moduły są mu potrzebne.

 

Moduł NND DMS jest przeznaczony głównie do wspomagania obiegu dokumentów takich jak: faktury, pisma przychodzące i wychodzące, umowy, podania, oferty, zamówienia i wszelka korespondencja zewnętrzna. Do podstawowych funkcjonalności tego modułu należą:

  • Definiowanie typów dokumentów przychodzących (wygląd formatki rejestrującej dokument, szablony obiegów, standardowe uprawnienia)
  • Automatyczna rejestracja dokumentu do programu bezpośrednio z urządzenia skanującego
  • Graficzny i bardzo prosty w obsłudze definiowanie ścieżki obiegu dokumentu (workflow) za pomocą metody drag&drop.
  • Możliwość definiowania tzw. szablonów uprawnień pozwalających określać standardowe obiegi dokumentów
  • Znajdowanie dowolnego dokumentu w kilka sekund np. poprzez drzewko segregatorów, narzędzie znajdź/wybierz, tzw. szybkie wyszukiwanie itd.
  • Archiwizacja dokumentów: łatwy i szybki dostęp do dokumentów archiwalnych
  • Możliwość grupowania dokumentów w sprawy, projekty, grupy
  • Automatyczne tworzenie się rejestrów: rejestru pism wychodzących i przychodzących, rejestru spraw, rzeczowego wykazu akt itp.
  • Kontrola i nadzór nad czasem dokonywania poszczególnych zatwierdzeń, przeglądów, opinii
  • Możliwość współpracy z innymi programami zewnętrznymi np. systemem finansowo księgowym w przypadku faktur czy też programem klasy ERP w przypadku zleceń lub zamówień

 

Moduł NND 9000 jest znakomitym i sprawdzonym narzędziem do zarządzania dokumentacją wewnętrzną: wytworzoną wewnątrz organizacji min. takimi jak: procedury, instrukcje stanowiskowe, zarządzenia, księga jakości,  umowy, akty normatywne, wymagania prawne, okólniki, formularze itp. Do podstawowych funkcjonalności tego modułu należą:

  • Cała ścieżka legislacyjna dokumentu odbywa się w formie elektronicznej: tworzenie, opiniowanie, akceptowanie, zatwierdzanie, publikacja, archiwizowanie
  • Możliwość definiowania ścieżek obiegu dokumentu
  • Przydzielanie różnych poziomów praw dostępu do dokumentu: przeglądanie, używanie, opiniowanie, zatwierdzanie, modyfikacja treści
  • Możliwość pracy nad treścią dokumentu
  • Kontrola pracy nad dokumentem
  • Automatyczna dystrybucja dokumentu na podstawie przydzielonych uprawnień w odpowiednim czasie, do odpowiednich osób
  • Kontrola nad wersjami dokumentu – w przypadku obowiązywania nowej wersji, nieaktualna wersja automatycznie przechodzi do archiwum
  • Automatyczne powstawanie karty zmian w nowych wersjach dokumentu, informowanie zainteresowanych osób o nowej wersji
  • Dziennik zdarzeń każdego dokumentu – pełna informacja kto, kiedy przejrzał, zaopiniował, zatwierdził lub wydrukował dokument
  • Kontrola wydruków dokumentów – wykonywanie wydruków wyłącznie przez osoby uprawnione i w określonej ilości, dokument może być zaopatrzony w automatycznie generujący się nagłówek, stopkę lub znak wodny
  • Pełno tekstowe i wielowątkowe przeszukiwanie dokumentacji wieloma narzędziami wyszukującymi, w tym np. wg segregatorów dokumentów
  • Przyjazny kreator raportów umożliwiający tworzenie dowolnych rejestrów oraz raportów dotyczących dokumentacji systemowej

 

Moduł NND Dynamic stanowi specjalistyczne narzędzie za pomocą którego Klient w prosty i elastyczny sposób potrafi samodzielnie zaprojektować i użytkować formularze jakie używa w swojej codziennej pracy. Narzędzie to stanowi znakomite wypełnienie oferty zarządzania dokumentami w organizacji i bardzo często stanowi możliwość zinformatyzowania obiegu informacji dowolnego obszaru przedsiębiorstwa. Do podstawowych funkcjonalności tego modułu należą:

  • Projektowanie wyglądu i układu formularza metodą drag&drop,
  • Definiowanie ścieżek obiegu formularza(worflow)
  • Definiowanie uprawnionych na każdym etapie życia formularza
  • Bardzo szeroka możliwość tworzenia i publikowania raportów, rejestrów i analiz z danych uzyskanych poprzez określony formularz
  • Raporty w formie rejestrów, terminarzy, wykresów Gantta itd.

 

Więcej informacji na temat tego modułu znajdziesz na stronie: NND Dynamic

 

Klienci:

Nagrody:

nagrody