ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ

• регистрация документа уполномоченными лицами,
• возможность определения прав доступа к документу на различных уровнях (просмотр, рецензирование, утверждение, внесение изменений),
• автоматическое генерирование и отправка запроса (в виде e-mail а также в информационной таблице) напоминающего работнику о необходимости выполнения действий с этим документом, например: запрос просмотра, рецензии или утверждения,
• автоматическое распрпространение документа на основе назначенных ранее прав доступа различным сотрудникам,
• контроль за версиями документации – в случае появления новой версии, старая автоматически отправляется в архив,
• автоматическое генерирование карты изменений,
• журнал событий каждого документа – полная информация кто и когда ознакомился с данным документом и др.,
• удобный Мастер отчетов, который позволяет самостоятельно с гибким исполнением различных записей и отчетов, связанных с документами, хранящимися в базе данных,
• полнотекстовый и многопоточный поиск документации,
• контроль за распечаткой документов – создание прав на печать только уполномоченным лицам и в определенном количестве; возможность идентификации напечатанного документа с документом в системе;
• возможность сообщения необходимости обработки нового документа или внесения изменений в уже существующий.

• сокращение затрат, необходимых для обслуживания документации,
• упрощение процесса создания документа и его законодательства (легисляции),
• все документы находятся в нужное время в нужном месте и доступны только для уполномоченных лиц,
• все уполномоченные работники работают с обязующей информацией, в том числе с использованием обязательных процедур, отправляют актуальные предложения с прайс-листами, а с помощью специальных оповещений-напоминаний об обновлении различного рода трендовых документов, разрешений, гарантий, лицензий и т.д.,
• все сотрудники получают автоматическое уведомление о любых изменениях в документации,
• все документы хранятся в одном месте, отсутствие хранения локальных копий – документы становятся собственностью компании, а не работника,
• порядок и быстрый доступ ко всей документации, уменьшение времени, чтобы найти нужный документ до нескольких секунд,
• снижение затрат на хранение бумажной документации (затраты на бумагу, эксплуатационные расходы на оргтехнику, затраты на офисные помещения и стоимость труда работника),
• определенные ранее шаблоны документации облегчают редактирование новых документов, особенно для новых сотрудников,
• контроль версий документов как в электронном виде, так и при распечатке.