Moduł NND DMS jest przeznaczony głównie do wspomagania obiegu dokumentów takich jak: faktury, pisma przychodzące i wychodzące, umowy, podania, oferty, zamówienia i wszelka korespondencja zewnętrzna.

FUNKCJONALNOŚĆ

• Definiowanie typów dokumentów przychodzących (wygląd formatki rejestrującej dokument, szablony obiegów, standardowe uprawnienia)
• Automatyczna rejestracja dokumentu do programu bezpośrednio z urządzenia skanującego
• Graficzny i bardzo prosty w obsłudze definiowanie ścieżki obiegu dokumentu (workflow) za pomocą metody drag&drop.
• Możliwość definiowania tzw. szablonów uprawnień pozwalających określać standardowe obiegi dokumentów
• Znajdowanie dowolnego dokumentu w kilka sekund np. poprzez drzewko segregatorów, narzędzie znajdź/wybierz, tzw. szybkie wyszukiwanie itd.
• Archiwizacja dokumentów: łatwy i szybki dostęp do dokumentów archiwalnych
• Możliwość grupowania dokumentów w sprawy, projekty, grupy
• Automatyczne tworzenie się rejestrów: rejestru pism wychodzących i przychodzących, rejestru spraw, rzeczowego wykazu akt itp.
• Kontrola i nadzór nad czasem dokonywania poszczególnych zatwierdzeń, przeglądów, opinii
• Możliwość współpracy z innymi programami zewnętrznymi np. systemem finansowo księgowym w przypadku faktur czy też programem klasy ERP w przypadku zleceń lub zamówie

KORZYŚCI

• Wszystkie dokumenty znajdują się w odpowiednim czasie w odpowiednim miejscu i są dostępne wyłącznie dla uprawnionych osób
• Wszyscy pracownicy są automatycznie powiadamiani o każdym nowym dokumencie jak ich dotyczy
• Każdy pracownik wie ile czasu ma na załatwienie danej sprawy oraz jest informowany o spóźnieniu
• Pełna historia dokumentu co do swojego przebiegu, kto i ile czasu przetrzymywał dany dokument
• Wszystkie dokumenty w jednym miejscu, brak przechowywania lokalnych kopii dokumentów - dokumenty stają się własnością przedsiębiorstwa a nie pracownika
• Porządek i szybki dostęp do dokumentacji, skrócenie czasu dotarcia do odpowiedniego dokumentu do kilku sekund
• Zmniejszenie kosztów składowania dokumentacji papierowej (koszty papieru, koszty eksploatacji urządzeń biurowych, koszty przestrzeni biurowej oraz koszt pracy pracownika)